مركز المعلومات والتوثيق، مركز فني متخصص يعتمد في عمله على كوادر فنية مؤهلة تقوم بإستخدام أحدث الطرق الرقمية لتسجيل وتوثيق الوثائق الفنية والمراسلات الصادرة والواردة من وإلى الجهاز، حيث يتم توثيق البيانات والمعلومات وتصنيفها حسب حاجة الإستخدام وحفظها بأساليب متعددة تسهل عملية إسترجاعها عند الطلب، وتشمل هذه العمليات حفظ البيانات الفنية والمستندات والوثائق والخرائط بأنواعها، والتقارير الفنية والدراسات والأبحاث والصور الفوتوغرافية والأشرطة المرئية الخاصة بمراحل تنفيذ المشروع، والأنشطة التي تقوم بها الإدارات الأخرى، كما يقوم المركز بترجمة عقود الإنشاءات ومذكرات التفاهم وأوامر التغيير.
يبلغ عدد المستخدمين بمركز المعلومات والتوثيق حوالي 60 مستخدماً موزعين على القسام التالية:
أولاً: قسم دعم منظومة المعلومات
يختص هذا القسم بتقديم المساندة الفنية والمراقبة المستمرة لوظائف منظومة المعلومات الآلية وذلك بتشغيل وصيانة البرمجيات، وكذلك القيام بالنسخ الإحتياطي للمعلومات والفحص الدوري لمكونات المنظومة الآلية ومتابعة المنظومة الآلية للمعلومات التابعة للمركز، وكذلك مراقبة أمن وسرية المعلومات بمنظومة المعلومات.
ثانياً: قسم الترجمة
يختص هذا القسم بترجمة الوثائق والتقارير والمراسلات والإتفاقيات، وترجمة العقود وترجمة أوامر التغيير ومذكرات التفاهم وما في حكمها، ترجمة أية مستندات ذات طبيعة فنية والمستندات الإدارية والمالية للجهاز.
ثالثاً: قسم المراسلات والوثائق الفنية
يختص هذا القسم بتسجيل جميع الرسائل والوثائق الفنية الواردة من المقاولين والجهات العامة وإدارات الجهاز بالمنظومة الآلية للمعلومات وتوزيع الأصول والنسخ علي الإدارات وتسجيلها يدوياً بسجل الإستلام الخاصة بها، إدخال البيانات والقيام بالمسح الضوئي وحفظ المستندات يدوياً وتوفير الرسائل والوثائق الفنية في حال طلبها والبحث عنها وإسترجاعها، وكذلك تحديث (UPDATING) إجراءات العمل بالمنظومة وإدخال الشفرات الجديدة ووضعها بالمنظومة، وكذلك الإشراف على عمليات حماية المستندات الحيوية وضمان تنفيذ الإرشادات الخاصة بها، وكذلك مراجعة جميع البيانات التي يتم إدخالها بالمنظومة من قبل الوحدات التابعة للقسم.
رابعاً: قسم الخرائط
يختص هذه القسم بإستلام جميع الخرائط الواردة من المقاولين وإدخال كافة البيانات المتعلقة بالخرائط بالمنظومة الآلية للمعلومات والقيام بالمسح الضوئي وحفظ الخرائط يدوياً، وكذلك مراجعة جميع البيانات التي يتم إدخالها بالمنظومة من قبل موظفي الوحدات التابعة للقسم وتقديم المساعدة الفنية، وإعداد أنظمة تداول الخرائط وإستخراجها وإعارتها وإسترجاعها وإخطار الإدارات والعمل بها وتوفير الخرائط في حال طلبها والبحث عنها وإسترجاعها، وتصنيف وحفظ الخرائط في الملفات الخاصة بها وتعريف الخرائط المعدلة وإستخراجها من الملفات النشطة.
خامساً: قسم المحفوظات
يختص هذا القسم بإستلام جميع الملفات المحالة من إدارات الجهاز والتأكد من سلامة الإجراءات الخاصة بحفظها وإسترجاعها والإشراف على المعلومات المدخلة بقسم الأرشيف، وكذلك الإشراف على عمليات حماية المحفوظات الحيوية وضمان تنفيذ الإرشادات الخاصة بها وحفظ وحماية الرسومات النهائية للمشروع حسب المنفذ على الطبيعة.
سادساً: قسم نظم المعلومات الجغرافية
يختص هذا القسم بعمليات إعداد وإدخال ومعالجة وإستنباط وإستنتاج البيانات والمعلومات الفنية التي تشمل المعلومات الهيدروجيولوجية والجيولوجية والهندسية وجودة المياه لكافة حقول الآبار ومواقع التشغيل والصيانة، ومراجعة جميع البيانات التي يتم إدخالها بمنظومة المعلومات الجغرافية من قبل موظفي الوحدات التابعة للقسم، وتقديم المساعدة الفنية وكذلك معالجة وتحويل الخرائط المهمة إلى خرائط يمكن التعامل معها في المستقبل بإستخدام برامج الرسم الهندسي، وكذلك التحكم بعمليات تخزين البيانات والمعلومات المجهزة من قبل وحدة تفسير وتحليل البيانات ووحدة التوثيق المرئي وإخراجها علي هيئة خرائط ومعلومات رقمية جاهزة، يمكن الرجوع إليها لتحديثها والإستفادة منها في إعداد الدراسات والأبحاث العملية لمساعدة متخذي القرار في توفير المعلومة المناسبة في الوقت المناسب.
سابعاً: قسم التوثيق والمعلومات منظومة الحساونة - سهل الجفارة
يختص هذا القسم بالإشراف على تسجيل جميع الرسائل والوثائق الفنية والخرائط الواردة من المقاولين والجهات العامة وإدارات الجهاز بالمنظومة الآلية للمعلومات، وتوفير الرسائل والوثائق الفنية والخرائط في حال طلبها والبحث عنها وإسترجاعها، وكذلك المراقبة المستمرة لوظائف منظومة المعلومات، ومراقبة أمن وسرية المعلومات بمنظومة المعلومات، والقيام بالنسخ الإحتياطي للمعلومات والفحص الدوري لملفات المنظومة، حفظ إستمارات الإحالة لمراسلات المقاولين والجهات العامة وكذلك التوقيع بإستلام المراسلات الواردة من المقاولين والإستشاريين والجهات العامة، وإستلام البريد من شركة (البريد السريع) لنقل البريد الخارجي والداخلي وتحويل الفواتير إلى الإدارة المالية.
ثامناً : قسم دعم منظومة المعلومات الآلية منظومة الحساونة - سهل الجفارة
يختص هذا القسم بتقديم المساندة الفنية والمراقبة المستمرة لوظائف منظومة المعلومات الآلية بتشغيل وصيانة البرمجيات، وكذلك القيام بالنسخ الإحتياطي للمعلومات والفحص الدوري لمكونات المنظومة الآلية ومتابعة المنظومة الآلية للمعلومات التابعة للمركز، وكذلك مراقبة أمن وسرية المعلومات بمنظومة المعلومات.
تاسعاً: قسم التوثيق والمعلومات منظومة غدامس - زوارة
يختص هذا القسم بالإشراف على تسجيل جميع الرسائل والوثائق الفنية والخرائط الواردة من المقاولين والجهات العامة وإدارات الجهاز بالمنظومة الآلية للمعلومات، وتوفير الرسائل والوثائق الفنية والخرائط في حال طلبها والبحث عنها وإسترجاعها، وكذلك المراقبة المستمرة لوظائف منظومة المعلومات، ومراقبة أمن وسرية المعلومات بمنظومة المعلومات، والقيام بالنسخ الإحتياطي للمعلومات والفحص الدوري لملفات المنظومة، حفظ إستمارات الإحالة لمراسلات المقاولين والجهات العامة وكذلك التوقيع بإستلام المراسلات الواردة من المقاولين والإستشاريين والجهات العامة، وإستلام البريد من شركة (البريد السريع) لنقل البريد الخارجي والداخلي وتحويل الفواتير إلى الإدارة المالية.
وحدة التوثيق التقني
تختص هذه الوحدة بالقيام بعمليات معالجة وتوثيق الأشرطة المرئية بالآبار (CCTV)، الموجودة حالياً وكذلك الأشرطة التي ترد من مقاولي حفر الآبار الجاري حفرها حالياً أو ما يتم حفره مستقبلاً في حقول آبار المشروع، كذلك القيام بتصوير وتوثيق الأشرطة المرئية الخاصة بصيانة خطوط نقل المياه وخزانات التجميع والموازنة ومواقع التشغيل والصيانة وتحويلها إلى الصيغة الرقمية التي يمكن من خلالها ربط المعلومات المرئية بنظم المعلومات الجغرافية وتخزينها على هيئة أقراص حاسوب مدمجة لتسهيل حفظها والرجوع إليها، وكذلك القيام بعمليات التصوير الفوتوغرافي الداخلي والخارجي.