الإدارة العامة للشؤون الإدارية

مهام الإدارة العامة للشؤون الإدارية

- الإشراف على إعداد الخطط والبرامج اللازمة لتنفيذ السياسة العامة للجهاز في مجال الشؤون الإدارية والموارد البشرية.
- الإشراف على إجراء البحوث والدراسات الخاصة بمجال شؤون المستخدمين وتقديم المقترحات والتوصيات اللازمة.
- الإشراف على إعداد البحوث والدراسات الخاصة بالتوعية والتنمية الإدارية ووضع البرامج التنفيذية لها بالتعاون مع الجهات ذات العلاقة.
- متابعة إعداد الهياكل التنظيمية لجميع التقسيمات الرئيسية بالجهاز وإعداد الهيكل التنظيمي العام للجهاز وتطويره بما يحقق أهدافه، كما يقوم بالإشراف على إعداد ملاكات الوظائف بجميع تقسيمات الجهاز.
- تحديد المعلومات والبيانات المطلوب الحصول عليها من الوحدات التنظيمية بالجهاز والمتعلقة بالوظيفة العامة أو تلك المتعلقة بالقوى العاملة ونشاطات وأعمال الجهاز.
- الإشراف على تنفيذ القوانين واللوائح والقرارات والنظم المعمول بها في مجال الشؤون الإدارية بالجهاز.
- تحديد إحتياجات الجهاز من القوى العاملة كماً وكيفاً وإتخاذ ما يلزم من أجل توفيرها وتطويرها.
- إجراء الإتصالات اللازمة مع الجهات المختصة لتسهيل أعمال الجهاز في مجال تخصصه.
- الإشراف على تقديم الخدمات الطبية والصحية لمستخدمي الجهاز وعائلاتهم.
- الإشراف على إعداد الخطة السنوية العامة لتدريب وتطوير المستخدمين والعمل على تذليل أية صعوبات تعيق تنفيذها.
- السعي لبناء علاقات جيدة مع المؤسسات والمنظمات المحلية والدولية التي لها علاقة بأية أمور تخص مستخدمي الجهاز أو الآخرين الذين تربطهم بالجهاز علاقة.
- الإشراف على إعداد الميزانية التقديرية للإدارة العامة ومتابعة تنفيذها.
- إعداد التقارير الدورية عن نشاطات وأعمال الإدارة العامة.
- إعداد وتطوير وتحديث أدلة العمل واللوائح التنظيمية المتعلقة بالوظيفة العامة والقوى العاملة بالجهاز.

وتشرف الإدارة العامة للشؤون الإدارية على ثلاث إدارات وهى:
1 - إدارة الموارد البشرية.
2 - إدارة التدريب والتطوير.
3 - إدارة الشؤون العامة.

وفيما يلي ملخص لمهام وواجبات كل إدارة على حدة:

أولاُ : إدارة الموارد البشرية

- تنسيق وتوزيع العمل بين الأقسام بالفروع وتوجيهها ومتابعتها في مجال الموارد البشرية.
- إتخاذ مايلزم من إجراءات تنظيمية لتوظيف وترقية وتغيير الأوضاع الوظيفية لجميع مستخدمي الجهاز حسب لوائح العمل والأنظمة والقوانين التي تنظم القوى العاملة.
- مساندة إدارات التدريب والتطوير بالجهاز في مجال تنمية وتطوير الموارد البشرية.
- حفظ ملفات جميع مستخدمي الجهاز والعمل على تطورها وتنظيم تداولها حسب سياسة الجهاز.
- الإشراف على تنفيذ القوانين والقرارات واللوائح والنظم المعمول بها في مجال الموارد البشرية.
- الإشراف على تشغيل منظومة شؤون المستخدمين الآلية وإبداء الملاحظات من أجل تطوير أدائها وإخطار الإدارة المختصة بالملاحظات بشأنها.
- الإشراف على إجراءات التوظيف حسب لوائح الجهاز والتنسيق مع لجنة شؤون المستخدمين في هذا الجانب.
- الإشراف على إعداد الخطط والبرامج لتنفيذ السياسة العامة وقرارات وتوصيات اللجنة الإدارية في مجال الموارد البشرية.
- تحديد إحتياجات الوحدة التنظيمية والفروع التابعة لها من القوى العاملة كماً وكيفاً والعمل على توفيرها حسب ماهو مخطط له بالجهاز.
- دراسة وإعداد الخطط والسياسات في مجال الهياكل التنظيمية والملاكات والموازنة الوظيفية طبقاً للقوانين واللوائح والنظم المعمول بها في الجهاز.
- الإشراف على تقديم الخدمات الطبية والصحية لمستخدمي الجهاز وعائلاتهم.
- العمل على تنفيذ القوانين والقرارات واللوائح والنظم المعمول بها بالجهاز.
- العمل على تبسيط طرق وأساليب العمل وحل المشاكل الإدارية والقضاء على معوقات العمل.
- الإشراف على اجراءات البحوث والدراسات الخاصة بالتوعية الإدارية وتنمية القوى العاملة ووضع البرامج التنفيذية لها بالتعاون مع الجهات المعنية.

ثانيا:- إدارة التدريب والتطوير

- الإشراف على أعمال الإدارة وتنسيق وتوزيع العمل بين العاملين وتوجيههم.
- وضع خطة البرامج التدريبية لغرض التشغيل والصيانة للمنظومات الفنية والإدارات العامة المتخصصة وإتخاذ ما يلزم لتنفيذها.
- وضع خطة التدريب الرئيسية السنوية ومتابعة تنفيذها وإجراء أي تعديلات بشأنها عندما يلزم الأمر.
- متابعة عملية تحويل البرامج إلى مشروعات تدريبية صالحة للتنفيذ.
- الإشراف على دراسة التقارير التي تقدمها المواقع عن إحتياجاتها التدريبية وتصميم البرامج التدريبية لهم.
- توفير إحتياجات مراكز التدريب الفني من المدربين والتجهيزات اللازمة للتدريب.
- الإتصال بالأجهزة والمؤسسات التدريبية والتعرف على برامجها والتعاون للمشاركة في تنفيذ برامج تدريبية مشتركة.
- الإشراف على المكتبة العامة للجهاز وتزويدها بالكتب العلمية المتخصصة وكافة الكتب اللازمة لعمليات التشغيل والصيانة بالجهاز ومتابعة ما صدر من دوريات ونشرات علمية تخص عمليات إنتاج وتوزيع المياه وتزويد الإدارات المختصة بها.
- المشاركة في الندوات والمحاضرات، في الداخل والخارج، في مجال تطوير العملية التدريبية.
- متابعة عمليات تقييم نتائج البرامج التدريبية والإستفادة منها في تصميم البرامج التدريبية الجديدة.
- العمل على تطوير أسلوب العمل وتحديثه وتقليل نفقات أدائه.

ثالثا: إدارة الشؤون العامة

- الإشراف على الأقسام والوحدات التابعة للإدارة والتنسيق بين أعمالها والرفع من كفاءتها.
- إصدار التعليمات والتوجيهات اللازمة لتنفيذ الخطط والبرامج المرسومة في مجال العلاقات العامة بالجهاز.
- متابعة تنفيذ القرارات الصادرة بالجهاز فيما يتعلق بالعلاقات العامة والمراسم والضيافه.
- الإتصال بجهات الإختصاص لإنجاز أعمال الجهاز المطلوبة في مجال العلاقات العامة والمراسم والضيافة.
- الإتصال بشركات النقل الجوي لتوفير البيانات المتعلقة بالرحلات المحلية والدولية.
- إستلام طلبات السفر الخاصة بمستخدمي الجهاز والإستشاري والتأكد من توافقها مع اللوائح المعمول بها في الجهاز، والقيام بحجز وشراء تذاكر السفر من شركات الطيران.
- تحديد إحتياجات التدريب والتطوير لمستخدمي الأقسام والوحدات التابع للإدارة.
- تقديم تقارير شهرية عن سير العمل بالإدارة للرئيس المباشر.
- متابعة العاملين في الإدارة في أداء أعمالهم وبالصورة المطلوبة والعمل على تطوير أسلوب عمل الإدارة وتحديثه وتقليل تكاليف أداءه.
- التقويم المستمر لأداء كل العاملين في الإدارة والتحقق من بذلهم للجهد وإكتساب المهارة.